Caixa de Entrada
Sumário
1. Conceito
A caixa de entrada facilita a gestão das suas rotinas dentro do SIGN, oferecendo uma visão mais ampla de todos os processos de assinatura dos quais você está envolvido.Diretores, responsáveis legais, analistas do setor jurídico, de compras e recursos humanos, frequentemente envolvidos na assinatura de diversos documentos e processos, podem encontrar desafios para centralizar suas assinaturas. Com a caixa de entrada dedicada do SIGN, todas as pendências são reunidas em um único local, simplificando as rotinas de assinatura.
2. Pré-Requisitos
- Possuir a feature toggle Caixa de Entrada habilitada, para mais informações, acesse ao passo 2.1;
- Signatários internos Senior Flow;
2.1 Habilitar Caixa da Entrada
A feature toggle é ativada pela equipe de desenvolvimento após a solicitação do cliente. Para isso, basta acessar o mesmo menu, clicar no botão Tenho interesse e autorizar o contato da equipe Comercial. O sistema enviará um e-mail tanto para a equipe Comercial quanto para você, desde que seu usuário na Plataforma Senior X tenha um e-mail cadastrado.
A equipe Comercial entrará em contato para coletar algumas informações. Se o interesse for mantido por você e pelo administrador do tenant, será feita uma análise do seu contrato atual para verificar os requisitos necessários para a liberação da funcionalidade.
Caso tudo esteja correto, você será notificado sobre a liberação. Com isso, o menu deixará de exibir o vídeo de apresentação e a tela da funcionalidade para todos os colaboradores internos. Sempre que houver um processo de assinatura, independentemente da origem, ele aparecerá na Caixa de Entrada para cada signatário interno.
Importante
Para utilizar o Sign e a Caixa de Entrada, cada signatário interno deve possuir um usuário exclusivo com um e-mail único. Se o e-mail estiver compartilhado com outro(s) usuário(s), a Caixa de Entrada não será exibida para esses signatários. Essa restrição garante a segurança e a integridade dos dados.
3. Menu de Acesso
- No menu, selecione Senior Flow;
- Em seguida, SIGN.
- Por fim, clique em Caixa de Entrada.
4. Funcionalidades
As abas da caixa de entrada são organizadas para melhor visualização, separadas por estágios e ações do signatário.
- Pendentes: Assinaturas ainda não realizadas. Todos os documentos aguardando assinatura serão exibidos, incluindo aqueles enviados pela Gestão de Envelopes e documentos avulsos.
- Assinados/Recusados: Assinaturas ou recusas já realizadas.
- Expirados: Assinaturas não realizadas dentro do prazo estipulado do envelope, ocasionando na expiração do envelope.
- Em Cópia: Ações de acompanhamento, mas não de assinatura.
- Clique em Filtro.
- Escolha entre as opções disponíveis:
- Nome do Envelope
- E-mail do Solicitante
- Assinar ou Recusar: Acesso ao link para realizar a assinatura ou recusa dos documentos. Este link é o mesmo enviado aos signatários por e-mail e outras notificações. Após assinatura, recusa ou visualização (no caso de recebimento em cópia), o link será expirado.
- Acompanhar Assinaturas: Exibe os signatários que já realizaram ou não as assinaturas, o usuário pode acompanhar de maneira simples e se necessário, reenviar o link de assinatura, para mais informações acerca deste assunto, acesse Acompanhar Assinaturas.
- Abrir Documento: Permite visualizar os documentos associados ao processo de assinatura.
- Histórico: Exibe o histórico detalhado do processo de assinatura.
- Copiar ID do Processo: Copie o ID do processo de assinatura para validação, utilizado para validar um processo de assinatura.
- Visualizar Envelope: Acesso para conferir a configuração do envelope.
Para uma visualização mais eficiente, você pode aplicar filtros:
Ordenação Padrão: Os documentos são listados por data limite de assinatura, em ordem decrescente (primeiro as assinaturas mais próximas do vencimento).
As ações são acessos para funções importantes relacionadas aos processos de assinatura do qual você é signatário:
Importante
Processos de assinatura em envelopes cancelados não são exibidos, mesmo que a assinatura já tenha sido realizada.
4.1 Visualização das Assinaturas Pendentes
No menu, abra a tela de visualização das assinaturas pendentes. Todos os documentos aguardando assinatura serão exibidos, incluindo aqueles enviados pela Gestão de Envelopes e documentos avulsos.
Ao clicar na ação de assinar ou recusar, caso o documento esteja pendente, o usuário será redirecionado ao documento para realizar a assinatura.
4.2 Assinatura em Lote
A assinatura em lote permite que o usuário selecione vários processos simultaneamente para assinatura ou recusa, processando todas as ações de uma só vez com apenas um clique. Essa funcionalidade é ideal para situações em que há um grande volume de documentos a serem assinados, tornando o processo mais ágil e organizado.
Para utilizar o recurso de Assinatura em Lote, é necessário que esteja habilitado com a ação Editar.
No menu Senior Flow > SIGN > Caixa de Entrada > Pendentes o usuário pode visualizar os documentos que estão pendentes de assinatura.
Marque os documentos desejados utilizando o checkbox para assinatura ou recusa. Ao clicar em Assinar em Lote, o sistema verificará quais assinaturas estão aptas. Se algum documento não puder ser assinado, como no caso de leitura obrigatória, uma tela de validação será exibida com os motivos e instruções sobre como proceder.
Importante
O recurso de assinatura em lote permite assinar múltiplos documentos simultaneamente, com um limite máximo de 50 assinaturas por vez.
Neste exemplo, das 10 assinaturas selecionadas, apenas 6 estão aptas para prosseguir com o processo em lote, enquanto 4 possuem impedimentos. Se o usuário clicar em Confirmar, as 6 assinaturas serão efetuadas. Caso opte por cancelar, nenhuma assinatura será concluída.
Ao clicar em Recusar em Lote, o sistema exibirá uma janela com um campo para o usuário informar o motivo da recusa. A maioria das regras de assinatura não se aplica nesse caso. No entanto, assinaturas que ainda estiverem pendentes de fluxo não poderão ser recusadas, enquanto todas as outras estarão disponíveis para a recusa de assinatura.
Se o usuário desejar consultar as regras de assinatura em lote, basta clicar na opção Regras de Assinatura em Lote. Assim, ele terá acesso a todas as informações necessárias e poderá visualizar mensagens de instrução para resolver possíveis pendências.
5. Perguntas Frequentes (FAQ)
Sou um usuário externo. Tenho uma caixa de entrada dedicada?
No momento não, apenas usuários cadastrados na plataforma têm acesso a uma caixa de entrada dedicada.
Não possuo permissão sobre os documentos vinculados ao processo. Consigo visualizá-los?
Sim, todos os usuários envolvidos no processo podem visualizar os documentos, mesmo que não possuam permissão específica para esses documentos no GED.
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